Inloggen
Uploaden
Digitaliseren van uw administratie: waar begint u?
Het digitaliseren van uw administratie begint bij het in kaart brengen van uw papierstromen en het kiezen van één centraal boekhoudpakket. Pas als die basis staat, heeft automatiseren zin. Er is bovendien een extra reden om nu te beginnen: het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven vanaf 1 juli 2030 verplicht stellen, waardoor een pdf-factuur per mail straks niet meer volstaat. In deze blog leest u in vier stappen hoe u overstapt en aan welke eisen u moet voldoen. Lees verder en zet vandaag de eerste stap in het digitaliseren van uw administratie.
Wat houdt het digitaliseren van uw administratie in?
Het digitaliseren van uw administratie betekent dat u papieren documenten en handmatig overtypen vervangt door digitale werkwijzen. Denk aan een bankkoppeling die betalingen automatisch in uw boekhouding zet en aan leveranciers die hun facturen digitaal sturen. Elke factuur staat dan direct op de juiste plek, zonder dat u bedragen hoeft over te typen. Bonnetjes fotografeert u met een scan-app, waarna de software het bedrag en de datum herkent. Zo heeft u al uw documenten op één plek bij de hand en ziet u op elk moment hoe uw onderneming ervoor staat. Voor ondernemers die nu avonden kwijt zijn aan bonnetjes en administratieve taken, scheelt het digitaliseren van uw administratie direct tijd.
Stappenplan voor het digitaliseren van uw administratie
Begint u met het digitaliseren van uw administratie? Dan werkt een vaste volgorde het best. Met de volgende vier stappen legt u de basis voor het automatiseren van uw administratie, zonder dat uw dagelijkse werk stil komt te liggen.
Stap 1: breng uw huidige administratie in kaart
De eerste stap in het digitaliseren van uw administratie is uitzoeken waar uw documenten nu liggen. Liggen bonnetjes in een bak, facturen in uw mailbox en contracten in een map? Schrijf per soort document op waar het staat en wie het bijhoudt. Kijk ook waar u dubbel werk doet, zoals bedragen uit een Excel-bestand overtypen in uw boekhouding. Uw inventarisatie laat zien welke stappen de meeste tijd opleveren.
Stap 2: kies één centraal boekhoudpakket
Voor het digitaliseren van uw administratie heeft u één boekhoudpakket nodig waarin alles samenkomt. Let bij uw keuze op een bankkoppeling, digitaal factureren en btw-aangifte vanuit het pakket. Wij werken met Exact, Unit4, SnelStart, Moneybird, Twinfield en e-Boekhouden.nl en al ruim 25 jaar met AFAS. Doordat wij met al deze pakketten werken, adviseren wij u onafhankelijk over de keuze die bij uw bedrijf past. Wilt u uw administratie digitaliseren met een pakket dat meegroeit met uw onderneming? Dan raden wij kleinere ondernemers AFAS Small Business aan, omdat u daarin boekhouding, offertes, facturatie en klantgegevens in één systeem beheert.
Stap 3: automatiseer de inkomende stroom
Het digitaliseren van uw administratie levert pas echt tijd op wanneer documenten zonder handwerk binnenkomen. Vraag leveranciers om hun facturen digitaal te sturen naar één vast e-mailadres. Activeer de bankkoppeling in uw pakket, zodat betalingen automatisch bij de juiste factuur komen te staan. Scan bonnetjes tot slot direct na aankoop met een app die tekst herkent, zodat de stapel op uw bureau verdwijnt.
Stap 4: regel veilige opslag en toegang
Bij het digitaliseren van uw administratie hoort een veilige plek voor al uw bestanden. Kies één vaste mappenindeling per boekjaar en geef bestanden een naam met datum, soort document en leverancier, zodat u alles snel terugvindt. Maak automatisch back-ups in de cloud en bewaar wachtwoorden in een centrale wachtwoordkluis, zodat u toegang direct kunt intrekken wanneer een medewerker vertrekt.
Aan welke eisen moet een digitale administratie voldoen?
Volgens de Belastingdienst moet een digitale administratie volledig en controleerbaar zijn en 7 jaar bewaard blijven. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een termijn van 10 jaar. Facturen bewaart u in de vorm waarin u ze ontvangt of verstuurt, dus een digitale factuur print u niet uit maar slaat u digitaal op. Scant u papieren bonnetjes? Dan mag u die digitaal bewaren, zolang de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is en u de gegevens bewaart die de echtheid aantonen. Let bij het digitaliseren van uw administratie ook op de start van de termijn: een contract bewaart u zolang het loopt, en pas daarna nog 7 jaar.
Wat betekent de verplichte e-factuur vanaf 2030 voor u?
De verplichte e-factuur betekent voor u als ondernemer dat een pdf-factuur per mail vanaf 1 juli 2030 niet meer volstaat bij zakelijke klanten. Volgens de Rijksoverheid wil het kabinet e-facturatie invoeren voor binnenlandse en internationale transacties tussen bedrijven. Een e-factuur bevat gegevens in een vast formaat, zodat software de factuur direct kan verwerken. Vanaf 1 juli 2031 volgt een digitale rapportage van factuurgegevens aan de Belastingdienst. De wet is nog niet definitief, maar het loont om bij het digitaliseren van uw administratie nu al een pakket te kiezen dat e-facturen kan versturen, zodat u in 2030 niet opnieuw hoeft over te stappen.
Hoe helpt Kuipers bij het digitaliseren van uw administratie?
Kuipers helpt bij het digitaliseren van uw administratie met een vrijblijvend gesprek, waarin wij uw huidige werkwijze in kaart brengen. Daarna adviseren wij welk pakket en welke koppelingen bij uw bedrijf passen en helpen we u met inrichten. Zo kunt u uw administratie digitaliseren zonder zelf alles uit te zoeken.
Een afspraak plannen kan altijd binnen een week en op uw mail of telefoontje reageren wij binnen één werkdag. Als NOAB-gecertificeerd kantoor werken wij al sinds 1990 vooral voor ondernemers in Noord-Nederland, maar onze klanten zitten verspreid door het hele land. Liever eerst kennismaken? Aan de Olgerweg in Groningen bent u welkom! Vul het contactformulier in en plan een afspraak voor het digitaliseren van uw administratie.
Veelgestelde vragen over administratie digitaliseren
Hoe zet ik thuis een digitale administratie op? Een digitale administratie thuis zet u op met één hoofdmap “Administratie” op uw computer, met submappen voor onderwerpen zoals inkomen, belastingen, verzekeringen, wonen en abonnementen. Gebruik dezelfde mapnamen in uw mailbox, zodat u documenten op beide plekken snel terugvindt. Brieven die per post binnenkomen, scant of fotografeert u, waarna u ze in de juiste map zet. Download ook documenten uit uw online omgevingen, zoals die van de Belastingdienst en uw bank. Maak tot slot automatisch een back-up in de cloud.
Moet ik mijn oude papieren administratie ook scannen? Uw oude papieren administratie digitaliseren hoeft niet in één keer. Begin met de documenten vanaf 1 januari van dit jaar, zodat u direct met een actuele digitale administratie werkt. Oudere papieren bewaart u in gelabelde dozen tot de bewaartermijn voorbij is: 7 jaar, en 10 jaar voor onroerende zaken. Wilt u de originelen toch eerder weggooien? Scan ze dan volledig en bewaar ook de gegevens die de echtheid aantonen, zoals de Belastingdienst voorschrijft.
Wat is het verschil tussen digitaliseren en automatiseren? Het verschil tussen digitaliseren en automatiseren is dat digitaliseren papier vervangt door digitale bestanden, terwijl automatiseren die bestanden zonder handwerk laat verwerken. Een gescand bonnetje valt onder digitaliseren; een bankkoppeling die betalingen automatisch aan facturen koppelt, valt onder automatiseren. U digitaliseert dus eerst en automatiseert daarna. Wij helpen u bij beide stappen, van de keuze voor een pakket tot het instellen van de koppelingen.
Geldt de e-factuurplicht ook voor kleine ondernemers? De e-factuurplicht geldt volgens de plannen van het kabinet ook voor kleine ondernemers, met één uitzondering. Bedrijven die de kleineondernemersregeling (KOR) toepassen, met een omzet van maximaal € 20.000 per kalenderjaar, zijn vrijgesteld. Die vrijstelling blijft ook na juli 2030 gelden. Valt u niet onder de KOR, dan krijgt u vanaf 1 juli 2030 te maken met e-facturatie bij zakelijke klanten. De wet is nog niet definitief, dus houd het nieuws in de gaten en vraag ons gerust om advies.
Kan AI mijn boekhouding doen? AI kan een deel van uw boekhouding doen, maar niet het geheel. Software met AI herkent bedragen op bonnetjes, stelt boekingen voor en koppelt betalingen aan facturen. Toch trekt AI vaak te snel conclusies en kijkt het naar één losse boeking in plaats van naar het hele plaatje. Een adviseur ziet de samenhang tussen uw boekhouding, belastingen en personeelszaken en controleert of de cijfers kloppen. Gebruik AI dus als hulpmiddel en laat de controle en het advies aan een adviseur.