De meest gemaakte administratie fouten en hoe u ze voorkomt

De meest gemaakte administratieve fouten zijn te laat aangifte doen, bonnen kwijtraken en zakelijk en privé door elkaar laten lopen. Kleine slordigheden die u geld en tijd kosten en die vaak pas opvallen als de Belastingdienst aanklopt of uw banksaldo tegenvalt. Het goede nieuws is dat bijna al deze fouten zijn te voorkomen met een paar heldere gewoontes. Lees verder en ontdek welke valkuilen het vaakst voorkomen en hoe u ze de baas blijft.

Welke administratieve fouten maken ondernemers het vaakst?

Sommige administratie fouten komen bij vrijwel elke ondernemer voorbij. Meestal zit het hem niet in onwil, maar in tijdgebrek. De administratie schuift naar achteren tot de deadline in zicht komt. Juist in die haast ontstaan de meeste slordigheden door bijvoorbeeld gemiste bonnetjes en verkeerde data. Los van elkaar lijken het kleine dingen, maar samen zorgen ze voor een boekhouding die niet klopt. Dit zijn de valkuilen die het vaakst voorbijkomen: 

• Administratie niet op orde en bonnen kwijt. Een schoenendoos vol losse bonnetjes lijkt onschuldig, maar zo loopt u aftrekbare kosten mis en kost het uren om achteraf alles terug te zoeken.
• Te laat met de aangifte. De btw- of inkomstenbelastingaangifte schuift makkelijk naar achteren, maar een gemiste deadline levert direct een verzuimboete op.
• Geen of niet-kloppende facturen. Ontbreekt een btw-nummer of factuurnummer, dan voldoet uw factuur niet aan de eisen en kan uw klant deze weigeren.
• Zakelijk en privé door elkaar. Betaalt u de boodschappen en de kantoorspullen van dezelfde rekening, dan wordt uw boekhouding een puzzel en ontstaat er discussie over wat wel en niet zakelijk is.
• Te weinig geld reserveren. Wie de omzet volledig als beschikbaar geld ziet, schrikt zodra de belastingaanslag op de mat valt.
• Aftrekposten en regelingen missen. Van de zelfstandigenaftrek tot de kleine ondernemersregeling, wie de regels niet kent, betaalt vaak onnodig te veel.
• Factuurdatum en betaaldatum verwarren. De factuurdatum bepaalt in welk tijdvak de btw valt, niet het moment waarop uw klant betaalt. Verwart u die twee, dan klopt uw aangifte niet.
• Alles handmatig bijhouden zonder back-up. Een spreadsheet is foutgevoelig, en zonder digitale kopie bent u bij een computercrash alles kwijt.

Doe vooral zelf ook onderzoek naar fouten die specifiek in uw branche spelen, want elke sector kent zijn eigen aandachtspunten.

Hoe herkent u fouten in de administratie op tijd?

U herkent administratieve fouten meestal aan een paar duidelijke signalen. U zoekt lang naar bonnen, uw bankstand klopt niet met uw gevoel of u schrikt van een belastingaanslag. Ook stapels ongeopende post en aangiften die u telkens uitstelt zijn waarschuwingen. Hoe eerder u zo’n signaal oppakt, hoe kleiner het probleem blijft. Controleer daarom elke maand of uw inkomsten en uitgaven kloppen met uw bankafschriften. Een klein verschil is zo rechtgezet, maar een jaar wachten maakt van een simpele correctie een tijdrovende zoektocht. Zet daarom vaste controlemomenten in uw agenda.

Hoe voorkomt u de meest voorkomende administratieve fouten?

U voorkomt de meest voorkomende fouten in de administratie door structuur aan te brengen en het uzelf makkelijk te maken. Deze gewoontes helpen daarbij:

• Werk met online boekhoudsoftware en koppel uw zakelijke rekening, zodat transacties automatisch binnenkomen.
• Fotografeer bonnen meteen en bewaar ze digitaal.
• Open een aparte zakelijke rekening en houd die strikt gescheiden van privé.
• Zet alle aangiftedeadlines in uw agenda en reserveer maandelijks een vast percentage van uw omzet.

En weet u iets niet zeker? Vraag het dan op tijd na, in plaats van te gokken. Juist bij aftrekposten en regelingen loont het om een deskundige mee te laten kijken.

Grip op uw administratie fouten met Kuipers

Wilt u zeker weten dat uw cijfers kloppen? Als administratiekantoor in Groningen nemen wij uw boekhouding graag uit handen. Al meer dan 30 jaar helpen we ondernemers en particulieren in Noord-Nederland met een heldere, persoonlijke aanpak, en dankzij onze NOAB-kwalificatie weet u dat kwaliteit gewaarborgd is. Neem contact op voor meer informatie over onze diensten, dan zorgen wij dat u nooit meer wakker ligt van administratieve fouten.

Veelgestelde vragen over administratieve fouten

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
U bent wettelijk verplicht uw administratie zeven jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerend goed geldt zelfs een termijn van tien jaar. Denk aan facturen, bankafschriften, contracten en uw grootboek. Bewaar deze bij voorkeur digitaal, zodat u niets kwijtraakt en alles snel terugvindt. Zo staat u sterk als de Belastingdienst ooit om inzage vraagt.

Wat gebeurt er als ik mijn aangifte te laat indien?
Bij een te late aangifte legt de Belastingdienst een verzuimboete op, die oploopt als u vaker te laat bent. Betaalt u de belasting ook te laat, dan komt daar belastingrente bovenop. Dien uw aangifte daarom altijd op tijd in, ook als u nog niet alle gegevens compleet heeft. Een correctie achteraf is bijna altijd goedkoper dan een boete.

Moet ik zakelijk en privé echt scheiden?
Ja, een aparte zakelijke rekening voorkomt veel administratieve fouten. U houdt uw zakelijke inkomsten en uitgaven overzichtelijk, uw aangifte wordt eenvoudiger en u loopt geen aftrekbare kosten mis. Bovendien voorkomt u discussie met de Belastingdienst over welke uitgaven wel of niet zakelijk zijn. Voor rechtsvormen zoals een bv is deze scheiding zelfs verplicht.

Kan ik mijn administratie beter zelf doen of uitbesteden?
Dat hangt af van uw tijd en kennis. Doet u het zelf, dan houdt u volledig zicht, maar kost het u kostbare uren. Besteedt u het uit, dan wint u tijd en weet u zeker dat alles klopt. U blijft wel altijd eindverantwoordelijk. Veel ondernemers kiezen voor een tussenvorm: zelf de dagelijkse invoer en een boekhouder voor controle en aangifte.

Welke tools helpen bij een foutloze administratie?
Online boekhoudpakketten met een bankkoppeling nemen u veel handwerk uit handen. Ze verwerken transacties automatisch, herinneren u aan deadlines en bewaren uw bonnen digitaal. Zo verkleint u de kans op typefouten en vergeten facturen. Twijfelt u welk pakket past bij uw onderneming? Wij adviseren u graag over de juiste keuze en helpen met de inrichting.